Đào tạo trung cấp văn thư chính quy, uy tín

Trung cấp văn thư lưu trữ là một nghề không thể không nói tới. Cái nghề gắn với sắp xếp đống giấy tờ, sổ sách mà nhiều người từng cho rằng khó có tương lai này, nay đang trở thành môt trong những bộ phận quan trọng của bất cứ đơn vị tổ chức nào không riêng gì nhà nước hay doanh nghiệp.

Vậy thực sự ngành học trung cấp văn thư lưu trữ là gì và tại sao nó lại trở nên quan trọng trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu!

Những khái niệm ngành học trung cấp văn thư

Văn thư nói một cách khái quát là công văn, giấy tờ, còn lưu trữ là hoạt động giữ gìn, bảo tồn. Văn thư lưu trữ là hoạt động giữ lại tài liệu, hiện vật nào đó và đảm bảo tính nguyên trạng, đầy đủ của nó.

Học trung cấp văn thư là gì?

Học trung cấp văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phòng, tủ kín…)

Tác dụng của công tác trung cấp văn thư

Góp phần đẩy mạnh và nhanh mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian.

Giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Công việc cụ thể khi học trung cấp văn thư

Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên trong cơ quan:

– Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị là trách nhiệm của chuyên viên, cán bộ

– Sửa và duyệt bản thảo là chuyên viên, thủ trưởng.

– Đánh máy, in là nhân viên đánh máy.

– Trình ký văn thư

– Ký thủ trưởng

– Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định văn thư.

– Vào sổ và làm thủ tục gửi đi là văn thư.

– Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu là văn thư.

– Nhận, vào sổ công văn đến là văn thư.

– Phân phối công văn đến bàn thủ trưởng.

– Chuyển giao công văn đến bàn văn thư.

– Theo dõi giải quyết công văn đến

+ Theo dõi giải quyết về nội dung của thủ trưởng.

+ Theo dõi thời gian giải quyết của văn thư

– Lập hồ sơ à tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ.

– Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của tất cả những người có hồ sơ.

Các kiến thức và kỹ năng bạn được tiếp nhận trong khóa học trung cấp văn thư lưu trữ là:

Hiểu đúng về vị trí, ý nghĩa, tác dụng của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức.

Soạn thảo các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi.

Phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Những quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu.

Ứng dụng kiến thức tin học vào soạn thảo, xử lý văn bản; quản lý, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

Xử lý các tình huống phát sinh trong thực thi nhiệm vụ văn thư.

Giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn việc xác định hồ sơ và lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.

Giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc.

Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho cán bộ có trình độ nghiệp vụ thấp hơn.